アポイントはセールスのはじめの一歩にあたるステップです。
それだけに「アポイントをどれだけ取れるか」というのは、最終的な売上にも関わってくる重要なポイントとなります。
本記事では、アポイントの取り方やメール・電話でのアプローチについて解説します。
目次
アポイントとは？
「アポイント」という言葉は和製英語です。
英語の「アポイントメント(appointment)」に由来します。
アポイントの意味
アポイントという言葉は、主にビジネス上の目的で「相手と面談や商談をするための時間・場所などの約束を取り付けること」を意味します。
略して「アポ」という言い方をすることもポピュラーであり、「見込み客とアポを取る」「アポを取得できました」という言い回しで使われるのが一般的です。
アポイントの取り方・流れ
アポを取る方法として、主に電話・メール・対面などの方法があります。
いずれの方法を選んでも共通する「アポの取り方の流れ」は以下のようになっています。
- アポイントの目的を伝え、同意を得る
- アポイントの日時・場所を決める
- 当日までに必要な準備をする
それぞれについて解説します。
1.アポイントの目的を伝え、同意を得る
まずは、アポイントの目的を相手に伝えましょう。
特に初対面の相手に接触する時は怪しまれることを防ぐためにも、早めのタイミングでアポイントの目的を伝えることが大切です。
目的をきちんと説明し理解してもらえたなら、次は「アポイントの同意を得る」段階となります。
同意を得る際には、自分とのアポイントを設定することが相手にとってメリットとなるのだと納得してもらうことが重要です。
2.アポイントの日時・場所を決める
あなた自身と相手の双方にとって都合の良い日時と場所を把握しましょう。
ポイントとして「いつ都合がよろしいですか？」と尋ねるよりも、「〇〇日から〇〇日までの間であればいつがよろしいですか？複数の日程を提示して頂けると幸いです」というふうに、限定した選択肢の中から選んでもらう方がベターでしょう。
というのも、多くの選択肢から選ぶことは心理的ストレスとなってしまうためです。
最悪のケースでは、「いちいち選ぶのも面倒だから、もう返事しないでおこう」と判断されてしまい、アポイントの獲得に失敗しかねません。
そこで「この日時の中ではいつ都合がよろしいですか？」といったように、あえて選択肢を絞ることで、相手の選択にかかるストレスを軽減する効果が期待できます。
3.当日までに必要な準備をする
アポイント当日までに必要な準備の中で、「ターゲットについて調べ、情報を収集する」ことは特に重要です。
ターゲットをどれだけ深く知っているかは、商談であれば契約の成功率などに大きく影響します。
以下のような相手企業の情報を集められると、鋭い提案ができるでしょう。
- 企業の課題
- 組織体制
- 決裁者
- 担当者の趣味趣向
- 競合の提案状況
入念なリサーチを終えたら、当日までにプレゼンテーションの練習を何度もくり返すことが大切です。
質問にも答えられるよう、準備を進めましょう。
【メール編】アポイントをうまく取る方法｜例文付
インターネットの発達に伴い、メールでアポイントを取る機会は飛躍的に増えてきています。
近年ビジネスシーンで用いられることが多くなってきたChatworkやSlackなどのビジネスチャットツールにも共通して役立つため、参考にしてください。
件名で目的やベネフィットを伝える
１日何十通、何百通と受信ボックスにメールは届きます。
忙しい中でメールを開封してもらうためには、件名で瞬時に目的やベネフィットを伝えることが重要です。
ただし、極端な表現にすると迷惑メールと思われかねないため、注意してください。
＜件名例＞
【顧客管理の効率化につながる最新ツールのご紹介】
【アポイント件数が3倍に増えた営業管理システムのご案内】
上の例は、「顧客管理の効率化」という相手にとってのベネフィットと「紹介」という目的を簡潔に記載したタイトルです。
下の例は「3倍」という数字を使って、ベネフィットを端的に表しています。
件名を読んだだけでも大まかな目的やベネフィットを理解できるようにする工夫が必要です。
本文はわかりやすく端的にまとめる
メールを開封してもらえたからといって、必ずしも中身を細かく読んでもらえるとは限りません。
メール本文が長すぎると、内容を把握してもらう前に「読むのが面倒だなあ」と感じることもあるはずです。
そこで、本文は簡潔にまとめることが大切です。
またメール本文の“冒頭”にベネフィットとなる話題を持ってくれば、相手の興味関心を引きつけられます。
以下は、ベネフィットをわかりやすく伝える冒頭の例です。
＜本文例＞
多大な労力が必要となる顧客管理をツールで自動化することで、業績の向上を実現すると同時に、余暇の時間を増やして趣味やご家族と過ごす時間を充実させることができます。
候補日時は3つ以上出す
相手に提案する候補日時が一つだけでは都合が悪かった場合、「その日は都合が悪いので、今回のお話は結構です」という流れとなって、アポイントの取得自体が失敗に終わってしまうかもしれません。
このような事態を防ぐために「候補日を3つ以上出すこと」が大切です。
選択肢を多めに提示することで、「日程が合わない」という理由で断られてしまうことを防ぎましょう。
【電話編】アポイントをうまく取る方法｜会話例付
電話でのアポイントは、インターネットが普及するよりもずっと以前から用いられてきたマーケティングツールで、現在でもアポイント取得の手段として活用されています。
「リアルタイムで話す」という条件があるため、文面を入念にチェックしてから送れるメールなどでアポイントを取る場合とは異なる点に気をつけなければなりません。
まず目的やベネフィットを伝える
特に初対面で話す場合、早めのタイミングで電話をかけた目的とベネフィットを伝えることが大切です。
最初に目的やベネフィットを伝えないと、相手から不信感を抱かれてしまい、アポイント獲得にマイナスの影響をおよぼしかねません。
すでに信頼関係のできている見込み客と話す時であれば、「話の要点を会話の最後に持ってくる」という形でも構いません。
ただし電話でアポイントを取る際には必ず、話の大事な部分を冒頭に持ってくるようにしましょう。
＜悪い例＞
「〇〇さんですね。
今日は良い天気ですね。ご体調などはいかがですか？」
＜良い例＞
「〇〇さんですね。お世話になっております。本日は顧客管理の効率化を実現する新型ツールをご紹介したくお電話させて頂いております」
ハキハキとした話し方で丁寧に伝える
電話でのアポイントでは、説明の内容だけでなく、“話し方”が与える印象次第で成約率が大きく変わります。
相手に良い印象を与えるためには、ハキハキとした明るい声で、丁寧に説明することが大切です。
「ハキハキとした明るい声」を出すためには、口角を上げて笑顔に近い表情で話すなど、喉だけではなく顔の表情も意識することがポイントとなります。
また、丁寧に説明するためにはあなた自身が一方的に話すのではなく、相手の理解にあわせて説明することも必要です。
日時を聞き間違えずにおさえる
電話でアポイントを取得する場合は、メールなどの場合と違って記録がテキストで残らないことに注意する必要があります。
アポイントで最も重要な情報といえる「日時」に関しては、数字の情報が混じるためお互いに誤解が生じやすく、特に気をつけなければいけないポイントです。
アポイントを取る際には、相手から聞き取った日にちや時間について、復唱して確認することを習慣にしましょう。
例えば時間について、「1時（いちじ）」と「7時（しちじ）」は聞き間違えやすいので、お互いに勘違いしやすいでしょう。
このような勘違いも、復唱で防ぐことができます。
アポイント獲得には新規開拓に強い「DORIRU」
アポイントの精度を高め、売上アップにつながる成約数を増やすための強力な味方となるのが、プッシュ型BtoB支援サービスの「DORIRU」です。
DORIRUを活用することによって、これまで理想とされてきた“プル型”の営業アプローチ（※）では獲得に限界があった「潜在層」を掘り起こすことが可能となります。
※プル型：見込み客へ積極的に営業をかけるのとは反対に、見込み客が自然と集まることを目指すアプローチ
DORIRUを活用する具体的なメリットとして、以下があげられます。
- プル型の営業手段でアプローチできる“潜在層（商品の購買意欲がすでにある見込み客）”だけではなく、“潜在層（購買意欲がなく、そもそも商品を知らない客）”にアプローチ可能
- 多大な労力やノウハウが必要となるプッシュ型営業をアウトソーシングし、自社の負担を最小限に抑えながら効果的なマーケティングを実践できる
- 自社の特性や課題にあった営業チームをオーダーメイドで組織できるため、ミスマッチの心配なく、自社の実情にマッチしたマーケティングを行える
アポイントは顧客が契約に至るまでのはじめの一歩にあたり、慎重さが必要となるフェーズです。
今回ご紹介した各種のコツを実践するとともに、「DORIRU」のような画期的なツールを導入し、業績アップを目指してみてはいかがでしょうか。
営業ストーリーの構築に成功した導入事例
琉球アスティーダススポーツクラブ株式会社は、総合型地域スポーツクラブとして企業のマーケティング支援に取り組む企業です。
プロ卓球リーグ「Tリーグ」に参戦するチームの応援や、「沖縄×スポーツ×○○」をテーマとしてマーケティング支援を行っています。
「新規開拓はプロに任せて、仕組み化された効率的な組織作りをしたい」という考えから、また以前よりDORIRUを提供するギグセールスの評判を聞いていたため、不安点もなく導入を決定。
自社とギグセールスの住み分けを明確にし、内容に応じて営業担当者が変わるといった取り組みを徹底しました。
導入後の効果として、営業ストーリーの構築に大きな価値を感じられています。
営業活動ではアポイント〜商談〜契約までのストーリー作りが最も重要であり、そこをDORIRUが構築することで貢献しました。
また、時間の使い方にも徹底した管理がなされており、定例ミーティングの15分が非常に濃い内容だと実感されています。
いくらテクノロジーが発達したとしても、電話での営業手法では今後も変わりません。
しっかりと仕組み化することで、スピード感をもってサービスの横展開をDORIRUで実現可能です。
営業の内製化に限界を感じている場合は、DORIRUの導入を検討してはいかがでしょうか。
まとめ
アポイントには「見込み客へ（アポイント取得の）目的を伝える」「日時・場所を確定する」「アポイント当日に向けて準備をする」という基本の流れがあります。
アポイントを取得しようとする際には、この流れを頭に入れて行うことが大切です。
また、アポイント取得時には「早いタイミングで目的・ベネフィットを伝える」などのコツがあります。
「メールでアポイントを取得する場合」、「電話でアポイントを取得する場合」とでそれぞれ別のコツがあるため、手段に合わせてポイントを把握しておきましょう。
アポイント獲得件数を最大化する上で、コツを押さえるだけでなく「新規開拓に適したツールを使用する」ことが有効です。
「DORIRU」はまさに、アポイント獲得を効率的に行うための画期的なソリューションとなっています。
導入することでさまざまなノウハウやコストが必要となるプッシュ型営業を無理なく実践できるようになります。